Erste Schritte

Nach der Installation melden Sie sich mit dem ersten Admin-Konto an. In wenigen Minuten ist Ihr Betrieb eingerichtet.

1. Firma einstellen

Unter Firma:

Name der Firma prüfen.
Funktionen ein- oder ausschalten – z. B. Abwesenheiten, Projekte, Arbeitszeitprüfung, Zuschläge, Schichtplanung. Was ausgeschaltet ist, verschwindet aus der Oberfläche.
Bundesland für die Feiertage wählen.
Pausenregel: nur Hinweis, fehlende Pause automatisch abziehen oder nicht prüfen (Standard nach § 4 ArbZG: 30 Minuten ab 6 Stunden, 45 Minuten ab 9 Stunden Arbeit).
Urlaub: Standard-Jahresurlaub, Übertrag ins Folgejahr und Verfallsdatum (Standard 31.03.).
Arbeitszeitmodelle als Vorlagen anlegen, z. B. „Vollzeit 40 h“ (Mo–Fr je 8 Stunden), optional mit Rahmen- und Kernzeit.

2. Teams anlegen

Unter Teams legen Sie Abteilungen oder Standorte an und bestimmen, wer sie leitet. Teamleitungen sehen die Zeiten ihres Teams, entscheiden über Anträge und planen Schichten.

3. Personen hinzufügen

Unter Personen → Person hinzufügen: Name, E-Mail, Rolle, Team und ein Startpasswort (mindestens 8 Zeichen, bitte persönlich weitergeben). Optional:

Kiosk-PIN und RFID-Chip für das Stempeln am Kiosk,
Jahresurlaub, Eintritt und Austritt (anteiliger Urlaub),
Vertretung bei Anträgen verpflichtend,
Schutzregel für Jugendliche oder Mutterschutz (siehe Arbeitszeitprüfung).

Bestehende Daten aus einem anderen System übernehmen Sie per Datenübernahme.

4. Arbeitspläne zuweisen

Damit Punchify Soll und Saldo rechnen kann, braucht jede Person einen Arbeitsplan: unter Personen → Arbeitsplan. Entweder feste Stunden je Wochentag (aus einer Vorlage oder eigene Werte) oder flexible Wochenstunden. Mehr dazu unter Zeitkonto und Arbeitspläne.

5. Loslegen

Ab jetzt stempeln alle unter Heute – im Browser, als App oder am Kiosk. Am Monatsende schließen Sie den Monat ab und geben die Nachweise ans Lohnbüro.

Mehrere Firmen

Der erste Admin ist zugleich Super-Admin: Unter Firmen legt er weitere Firmen in derselben Installation an. Die Firmen sind strikt getrennt; jede hat eigene Personen, Einstellungen und Admins. Personen aller Firmen zählen zusammen für die Lizenz.