Schichtplanung (Beta)

Die Schichtplanung ist ein Zusatzmodul und als Beta gekennzeichnet: Sie ist vollständig nutzbar, wird aber anhand der Erfahrungen aus der Praxis noch verfeinert. Ein Admin schaltet sie unter Firma → Funktionen ein („Schichtplanung“, für Rufbereitschaft zusätzlich „Rufbereitschaft und Bereitschaftsdienst“).

Vorlagen

Unter Schichtplan → Schichtvorlagen legen Planende Vorlagen an: Name, Beginn, Ende, Pause, Farbe – z. B. Früh 06:00–14:30, Spät 13:30–22:00, Nacht 22:00–06:00. Liegt das Ende vor dem Beginn, geht die Schicht über Mitternacht. Eine Vorlage gilt für ein Team oder (nur von Admins angelegt) für alle Teams. Änderungen an einer Vorlage wirken nur auf neu eingeplante Schichten.

Wochenplan

Der Schichtplan zeigt je Team eine Woche als Raster Personen × Tage – auf dem Handy als Liste je Tag.

• Planen: Auf „+“ in einer Zelle klicken, Vorlage oder eigene Zeit wählen. Eine Schicht anklicken, um sie zu ändern oder zu entfernen. Überschneidungen mit anderen Schichten derselben Person lässt Punchify nicht zu.
• Vorwoche übernehmen kopiert Schichten und Bedarf der Vorwoche.
• Stunden: Rechts stehen die geplanten Stunden je Person und das Soll laut Arbeitsplan.
• CSV exportiert den Wochenplan.

Planen dürfen Admins (alle Teams) und Teamleitungen (ihre Teams). Ein Plan „ohne Team“ umfasst die Personen ohne Team und ist Admins vorbehalten.

Personalbedarf

In den Bedarfszeilen unter dem Raster legen Planende fest, wie viele Personen eine Schicht an einem Tag mindestens braucht. Punchify zeigt in Text und Farbe, ob die Schicht besetzt ist, wie viele fehlen oder ob mehr als nötig eingeplant sind.

Prüfung und Veröffentlichen

Solange ein Plan Entwurf ist, sehen ihn nur die Planenden. Vor dem Veröffentlichen prüft Punchify den Plan:

• gegen die Regeln der Arbeitszeitprüfung – Höchstarbeitszeit, Ruhezeit (auch über den Wochenwechsel), Pausen, Arbeit am Stück, Sonn- und Feiertage, Schutzregeln;
• auf Konflikte mit beantragten oder genehmigten Abwesenheiten und Betriebsruhetagen.

Gibt es Verstöße oder Konflikte, ist zum Veröffentlichen eine Begründung Pflicht; sie steht im Plan und im Protokoll. Hinweise (z. B. Sonntagsarbeit) blockieren nicht.

Nach dem Veröffentlichen sehen alle im Team den Plan; jede Person sieht ihre Schichten außerdem unter Heute → Meine Schichten. Änderungen an einem veröffentlichten Plan sind möglich, werden aber einzeln protokolliert. Zurück auf Entwurf blendet den Plan wieder aus.

Schichttausch

1. Unter Heute → Meine Schichten bietet eine Person eine eigene, veröffentlichte, künftige Schicht zum Tausch an – einer bestimmten Kollegin oder dem ganzen Team, optional mit Notiz.
2. Eine Kollegin oder ein Kollege aus demselben Team übernimmt – auf Wunsch gegen eine eigene Schicht im Gegenzug. Überschneidungen sind ausgeschlossen.
3. Die Teamleitung oder ein Admin sieht den Tausch unter Schichtplan → Schichttausch samt Warnungen für die Beteiligten (Arbeitszeitregeln, Abwesenheiten) und gibt frei oder lehnt ab (mit Begründung).

Erst die Freigabe ändert den Plan. Alle Schritte stehen im Protokoll; die Beteiligten werden per E-Mail bzw. Push benachrichtigt (abschaltbar unter Einstellungen → Benachrichtigungen). Wer anbietet, kann das Angebot zurückziehen; wer übernommen hat, kann die Übernahme vor der Freigabe zurückziehen.

Rufbereitschaft und Bereitschaftsdienst

Ist das Modul „Rufbereitschaft und Bereitschaftsdienst“ eingeschaltet, hat jede Vorlage eine Art:

Einsätze während einer Rufbereitschaft bucht die Person selbst unter Heute → Meine Schichten → Einsatz erfassen (oder Planende für sie): Beginn, Ende und eine kurze Notiz. Der Einsatz wird als Buchung angelegt, zählt im Zeitkonto als Arbeitszeit und geht in die Ruhezeitprüfung ein. Löschen ist mit Begründung möglich, solange der Monat offen ist.

Im Monat, in der CSV und im PDF stehen getrennte Summen: Rufbereitschaft (keine Arbeitszeit), Bereitschaftsdienst (mit einstellbarem Anteil, Standard 100 %) und Einsätze (in der Arbeitszeit enthalten). Den Anteil für Bereitschaftsdienst stellen Admins in der Karte Schichtvorlagen ein; er betrifft nur die Ausweisung, z. B. für die Vergütung.

Hinweis: Nach der Rechtsprechung von EuGH und BAG ist Bereitschaftsdienst Arbeitszeit, Rufbereitschaft grundsätzlich nicht. Die Standardwerte ersetzen keine Rechtsberatung; Tarifverträge können abweichen.