Datenschutz und Sicherheit
Arbeitszeiten sind Personaldaten. Punchify ist für den DSGVO-konformen Einsatz gebaut; verantwortlich für die Verarbeitung bleibt der Arbeitgeber.
Datenauskunft (Art. 15 DSGVO)
- Jede Person lädt unter Einstellungen → Meine Daten alle über sie gespeicherten Daten als ZIP herunter.
- Admins erzeugen die Auskunft für andere unter Personen.
Das ZIP enthält eine Erklärung (Zwecke, Empfänger, Speicherdauer, Rechte) sowie die Daten als JSON und CSV: Stammdaten, Buchungen mit Änderungsverlauf, Abwesenheiten, Arbeitspläne, Schichten und Tauschanfragen, Kontokorrekturen, Geräte und Anmeldungen, Protokolleinträge.
Löschfristen
Unter Firma → Datenschutz und Sicherheit stellt ein Admin Fristen ein (alle standardmäßig aus):
| Frist | Wirkung |
|---|---|
| Buchungen und Abwesenheiten (mind. 2 Jahre) | Ältere Buchungen, Abwesenheiten und Kontokorrekturen werden gelöscht – nur in abgeschlossenen Monaten. Zeit- und Urlaubskonto bleiben unverändert, weil der Stand als Übertrag gebucht wird. |
| Protokoll | Ältere Protokolleinträge werden geschwärzt; Aktion und Zeitpunkt bleiben. |
| Ausgeschiedene Personen | Personen mit Austrittsdatum älter als die Frist (und deaktiviertem Konto) werden anonymisiert, ihre Daten gelöscht. |
Die Löschung läuft täglich automatisch; vorher zeigt eine Vorschau, was betroffen wäre.
Unveränderlicher Verlauf
Jede Änderung an einer Buchung bleibt als Fassung sichtbar. Fassungen, Protokoll und Arbeitspläne sind miteinander verkettet (Prüfsummen). Unter Protokoll → Unveränderlichkeit prüfen erkennt Punchify, ob Daten außerhalb der App verändert wurden.
Verschlüsselung
- Übertragung immer per HTTPS (Caddy holt das Zertifikat automatisch).
- Sicherungen sind mit AES-256-GCM verschlüsselt.
- Optional werden sensible Felder zusätzlich verschlüsselt gespeichert:
PUNCHIFY_FIELD_ENCRYPTION=1(siehe Konfiguration).
Anmeldung
Unter Firma → Anmeldung legt ein Admin fest, welche Wege erlaubt sind:
- Passwort, optional mit verpflichtendem zweiten Faktor (Authenticator-App mit Einmalcodes und Wiederherstellungscodes),
- Passkeys – Anmelden mit Fingerabdruck, Gesicht oder Geräte-PIN,
- Single Sign-on per OpenID Connect, z. B. mit Microsoft Entra ID, Google Workspace oder Keycloak. Personen werden über die E-Mail-Adresse zugeordnet; Konten werden nicht automatisch angelegt. Die Weiterleitungs-URL für den Anbieter zeigt Punchify an (
https://<Ihre Domain>/api/login/oidc/callback).
Admins können sich immer mit Passwort (und gegebenenfalls zweitem Faktor) anmelden, damit niemand ausgesperrt wird. Ist ein Telefon verloren, setzt ein Admin unter Personen zweiten Faktor und Passkeys zurück.
IP-Allowlist
Je Firma lässt sich festlegen, aus welchen Netzen Anmeldung, Kiosk und API erlaubt sind. Punchify warnt, bevor Sie sich selbst aussperren. Notschalter: PUNCHIFY_IP_ALLOWLIST_OFF=1.
Protokoll
Wichtige Vorgänge – Anmeldungen, Änderungen an Personen, Buchungen und Einstellungen, Exporte, Freigaben, Schichtpläne – stehen im Protokoll (für Admins und Prüfer). Es ist durchsuchbar und als CSV exportierbar.
Lizenzprüfung
Selbst gehostete Installationen melden sich einmal täglich beim Lizenzserver. Übertragen werden nur technische Daten – siehe Lizenz. Keine Namen, keine Zeiten.